É extensa a lista de atividades desenvolvidas pela administradora.
No primeiro ano, inicia-se pela oficialização do condomínio. Depois que a ata da Assembleia Geral de Instalação é registrada em cartório, a administradora dá entrada na Receita Federal para a obtenção do CNPJ. Quando é aberto o CNPJ, deve ser feito o cadastro do Certificado Digital atrelando o sindico como representante legal daquele condomínio.

Com isso, o condomínio já pode promover a transferência de titularidades das contas de consumo, abrir conta bancária, iniciar a assinatura dos contratos de prestação de serviços e se organizar para atuar semelhantemente a uma empresa.

Nos anos seguintes, há também uma infinidade de obrigações legais a cumprir, entre as quais uma das principais é a obtenção do AVCB (Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros), que atesta as condições de segurança na prevenção e no combate a incêndios, mas não podemos nos esquecer que ela desenvolve as seguintes atividades rotineiramente:

• Assessora o sindico em assuntos de ordem legal e jurídica, instruindo-o da melhor maneira possível de acordo com as legislações vigentes;
• Organiza e arquiva documentos e contratos do Condomínio;
• Gerencia fluxos de caixa e controle e transferências de contas de Fundo de Reserva, Investimento, Obras, etc.
• Realiza em conjunto com o sindico o planejamento financeiro do ano;
• Acompanha o previsto e o realizado das contas;
• Elaboração de folhas de pagamentos dos funcionários;
• Controle de férias e décimo terceiro;
• Controle dos programas obrigatórios de PPRA, PCMSO,
• Está atenta as mudanças nas legislações trabalhistas e obrigações ao funcionário;
• Entrega e transmissão de dados ao E-Social;
• Emissão de boletos de pagamento de taxas condominiais;
• Emissão de pastas de prestação de contas mensais ao Corpo Diretivo;
• Elaboração de demonstrativos de Receitas e Despesas e estudos financeiros;
• Fechamentos e conciliações bancárias;
• Pagamentos de contas do condomínio conforme seu vencimento (com anuência do sindico);
• Entrega das RAIS que controla as atividades exercidas por trabalhadores;
• Entrega de DIRF onde toda pessoa jurídica, mesmo que equiparada e tenha efetuado pagamentos em que ocorreram a retenção do IRRF (nota fiscal ou pessoa física) e/ou CSRF, ainda que em um único mês do ano calendário;
• DCTFWeb é a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos, trata-se da obrigação tributária;
• EFD-REINF – escrituração Fiscal Digital de Retenções e outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é uma obrigação mensal;
• Analise de notas fiscais de prestação de serviços, bem como, retenções conforme atividade, município ou enquadramento de cada empresa;
• Escrituração das notas fiscais mensalmente;
• Realiza as declarações eletrônicas de impostos sobre serviços/encerramento da escrituração fiscal;
• Emissão de notificações conforme solicitação do sindico para as unidades que cometem infrações;
• Emissão de comunicados gerais de informações aos condôminos;
• Envio de atas e documentos para registros e reconhecimentos de firmas ao cartório;
• Tratativas junto a empresas fornecedoras como CPFL, SAAE e órgãos públicos como Prefeitura;
• Atendimento a clientes e esclarecimentos de dúvidas;
• Assessoria o sindico nos ritos assembleares do condomínio;
• Recebe documentos de alterações de propriedade;
• Emite autorizações de mudança, reforma, CND e afins;

Escolher uma administradora de condomínios é uma decisão crucial para garantir o bom funcionamento e a gestão eficiente do condomínio. Aqui estão alguns fatores e aspectos importantes a serem considerados ao fazer essa escolha:

Experiência: Verifique há quanto tempo ela está atuando, sua carteira de clientes. Uma empresa robusta e com experiência sólida tende a oferecer um serviço mais confiável. Pesquise com síndicos que ela atende, eles são os melhores conselheiros para entender qual o verdadeiro papel da administradora.

Qualificação e profissionalismo: Certifique-se de que a administradora conta com profissionais qualificados e experientes na gestão de condomínios. Pergunte sobre a formação da equipe, se eles possuem certificações relevantes e qual o nível de comprometimento com o atendimento ao cliente.

Serviços oferecidos: Avalie quais serviços a administradora oferece e se estão alinhados às necessidades do seu condomínio. Isso pode incluir desde a gestão financeira e contábil até a administração de funcionários, manutenção predial e assessoria jurídica. Uma dica, veja se os serviços oferecidos são próprios ou se a administradora terceiriza, pois esse não é um bom sinal de estrutura sólida.

Tecnologia e inovação: Verifique se a administradora utiliza sistemas e tecnologias modernas para facilitar a comunicação, gestão financeira e acompanhamento dos serviços prestados. Isso pode garantir maior eficiência e transparência na administração do condomínio.

Transparência e comunicação: É essencial que a administradora seja transparente em relação às suas ações e gere relatórios periódicos detalhados sobre as finanças e atividades do condomínio. Além disso, uma comunicação eficaz e acessível com os moradores é fundamental para resolver questões e prestar esclarecimentos.

Custo-benefício: Compare os custos dos serviços oferecidos pela administradora com o valor agregado que eles proporcionam ao condomínio. Nem sempre a opção mais barata será a melhor, portanto, leve em consideração a qualidade e eficiência dos serviços prestados, porque no final, o barato pode sair caro!

Flexibilidade e personalização: Procure uma administradora que esteja aberta a adaptar seus serviços às necessidades específicas do seu condomínio. Uma abordagem mais personalizada pode resultar em uma gestão mais eficiente e satisfatória para todos os envolvidos.

A taxa de administração de uma administradora varia de acordo com o tamanho e perfil de demanda do condomínio. No entanto, o valor médio para um serviço de excelência representa na previsão orçamentária entre 4% a 6% das despesas ordinárias. 

DICA: Fixe o valor dos honorários da administradora através de um contrato de prestação de serviços; não trabalhe com porcentagens.

Uma administradora de condomínios desempenha um papel fundamental no bom funcionamento do condomínio, atuando como uma peça-chave na gestão eficiente e na promoção da harmonia entre os moradores. Sua importância reside em diversos aspectos:

As administradoras possuem conhecimento especializado em gestão condominial, lidando com questões administrativas, financeiras, legais e operacionais. Essa expertise garante uma gestão mais eficiente e segura.
Ao delegar as responsabilidades administrativas para uma empresa especializada, os síndicos e moradores conseguem reduzir sua carga de trabalho e dedicar mais tempo a outras atividades pessoais e profissionais e de socialização interna.
Uma administradora especializada proporciona transparência na prestação de contas, gerando relatórios detalhados sobre as finanças do condomínio. Isso ajuda a manter a confiança dos moradores e a evitar conflitos relacionados ao uso dos recursos financeiros e elas mantêm o condomínio em conformidade com as leis e regulamentos vigentes, evitando problemas legais e garantindo o cumprimento das obrigações legais e fiscais.

Em resumo, uma administradora de condomínios desempenha um papel essencial na promoção do bem-estar, na eficiência operacional e na valorização do patrimônio dos moradores, sendo um elemento indispensável para o bom funcionamento e a qualidade de vida dentro do condomínio.

A administradora é cargo de confiança do sindico (a), portanto, essa é de prerrogativa do representante legal do condomínio. Ou seja, cabe a ele (a) a escolha da administradora que oferecerá soluções e tratativas para assessora-lo (a) nos assuntos pertinentes ao condomínio.

Só é importante zelar para que a transição das empresas não gere transtornos aos condôminos e à gestão financeira do condomínio.

Não há tempo determinado, prevalecendo o acordado em contrato de prestação de serviços.